Rezervační systém na míru, nebo z krabice? Pro salony

Rezervační systém z krabice stačí většině salonů, klinik a studií, které potřebují hlavně to, aby si klient termín zarezervoval sám, kdykoli a bez telefonu. Rezervační systém na míru se vyplatí ve chvíli, kdy rezervace navazuje na další provoz: karty klientů, sklad, zápůjčky, smlouvy nebo vlastní pravidla, která hotový nástroj neumí. V článku ukazujeme, jak se mezi nimi rozhodnout.

Co má umět dobrý rezervační systém

Dobrý rezervační systém zkracuje cestu od zájmu k termínu na minimum a ušetří vám telefonování. Ať je hotový, nebo na míru, měl by zvládnout tohle:

• Rezervaci bez registrace a bez telefonu, i v jedenáct večer a z mobilu.
• Výběr konkrétní služby s cenou a délkou, ideálně už předvybrané z webu.
• Volné termíny podle vašeho nastavení: pracovní doba, kapacity, pauzy, víc pracovníků.
• Potvrzení a připomínku klientovi i vám, e-mailem nebo SMS.
• Žádné dvojité rezervace a přehledný kalendář pro tým.
• Vzhled, který ladí s webem, aby klient neměl pocit, že odešel jinam.

Nejčastější chyba není špatný nástroj, ale špatné napojení. Když klient na webu najde službu a pak musí v rezervaci hledat znovu, část lidí to vzdá.

Stejně důležité je, odkud lidé na rezervaci přichází. U salonů a studií je to často Instagram nebo Google profil firmy. Odkaz z obou míst by měl vést přímo na rezervaci, ne na úvodní stránku, kde se klient teprve musí zorientovat.

Rezervační systém z krabice: kdy stačí

Hotový rezervační systém stačí, když potřebujete standardní věc: služby, pracovníky, kalendář a připomínky. Je ověřený, rychle nasazený a platíte za něj měsíční předplatné podle tarifu.

Na web ho napojujeme jako modul: ověřený nástroj (například Reservio nebo Reservanto) sladíme s designem webu, aby rezervace působila jako jeho součást. Napojení stojí od 1 900 Kč, cenu samotného nástroje platíte zvlášť jeho provozovateli.

Krabice stačí obvykle tehdy, když:

• Rezervujete služby s pevnou délkou (ošetření, konzultace, lekce).
• Nepotřebujete, aby rezervace sama zakládala další záznamy ve vašem provozu.
• Máte jednu provozovnu a jednoduchá pravidla pro storno.

Počítejte ale s tím, že se přizpůsobujete vy nástroji, ne on vám. Vzhled rezervačního okna jde sladit jen do určité míry, data o klientech leží u provozovatele nástroje a s každým dalším pracovníkem nebo provozovnou může růst měsíční tarif. Pro start to obvykle nevadí, jen je dobré to vědět předem.

Kdy se vyplatí rezervační systém na míru

Rezervační systém na míru se vyplatí, když termín je jen první krok a na něj navazuje další práce, kterou dnes děláte v sešitě, tabulce nebo e-mailech. Pak nemá smysl platit několik cizích nástrojů, které spolu nemluví.

• Rezervace má být napojená na kartu klienta, jeho historii a poznámky.
• Navazuje sklad, zápůjčka, objednávka nebo smlouva.
• Máte vlastní pravidla, která hotový nástroj neumí (různé typy termínů, dny s externím pracovníkem).
• Nechcete platit měsíční poplatek třetí straně a chcete mít data u sebe.
• Chcete jeden přehled pro celý provoz, ne pět přihlášení.

Krabice řeší termín. Systém na míru řeší i všechno, co se děje po něm.

Systém na míru přitom neznamená, že se vše staví od nuly a na rok dopředu. Skládá se z modulů, které do provozu dávají smysl: rezervace a termíny, karty klientů, automatické e-maily, sklad, smlouvy nebo přehledy a exporty pro účetní. K tomu přístupy a role, aby každý v týmu viděl jen to, co potřebuje.

Platby, zálohy a storna

Zálohy a storna jsou místo, kde se hotové nástroje liší nejvíc. Než si nějaký vyberete, ověřte, jestli umí zálohu při rezervaci, jak řeší storno na poslední chvíli a jestli jde platba napojit na vaši platební bránu.

U systému na míru si pravidla určíte sami: kdy se záloha platí, kdy propadá a co se stane s termínem. Napojení na platební bránu, fakturaci nebo kalendář je jedna z věcí, které do systému umíme připojit. Proti nedorazivším klientům pomáhají i automatické připomínky, které jako modul stojí od 1 900 Kč a od 290 Kč měsíčně.

Ukázka: rezervace Molekula a YES DAY

Dva naše projekty ukazují obě cesty a dobře je na nich vidět, proč volba záleží hlavně na tom, co se děje po rezervaci.

Molekula Beauty Studio na Smíchově mělo klientky z ulice a z Instagramu, ale termíny se domlouvaly jen po telefonu a ve zprávách. Postavili jsme web s celým ceníkem v pěti oborech a u každé služby je tlačítko, které otevře rezervaci s už vybraným ošetřením. Odkaz z Instagramu tak vede přímo k termínu. Web je postavený tak, aby se na něj později dal napojit vlastní rezervační systém bez předělávání.

Svatební salon YES DAY potřeboval víc. Zkouška šatů navazuje na výběr modelu, zápůjčku, úpravu u krejčové a smlouvu. Proto má salon vlastní systém: rezervace padají rovnou do kalendáře, nevěstě i salonu přijde potvrzení a den předem připomínka a z karty nevěsty se jedním klikem vystaví smlouva.

molekulabeuty.cz

Postup a cena rezervačního systému

Jak dlouho to trvá a kolik to stojí, záleží na cestě, kterou zvolíte:

1. 1Krátká konzultace: jaké služby rezervujete, kdo je obsluhuje a co se děje po rezervaci.
2. 2Doporučíme hotový nástroj, nebo systém na míru, a řekneme proč.
3. 3Postavíme demo zdarma, ať vidíte, jak bude rezervace na webu vypadat.
4. 4Pevná cena předem, záloha 40 % po odsouhlasení dema, doplatek po předání.

Napojení hotového rezervačního systému stojí od 1 900 Kč k webu, který začíná na 14 900 Kč. Systém na míru naceňujeme podle rozsahu. Celkový obrázek o cenách webu najdete v článku Kolik stojí web pro firmu a v ceníku.

Chcete, aby se k vám klienti objednávali sami? Napište nám, projdeme váš provoz a postavíme demo zdarma.

Realizace k článku

Molekula Beauty Studio

Studio krásy · web s online rezervací

Celá případová studie ›