Kdy firma přeroste Excel a potřebuje systém na míru

Firma přeroste Excel ve chvíli, kdy víc času trávíte přepisováním dat mezi tabulkami, e-maily a telefonem než samotnou prací. Systém na míru tyhle informace spojí na jedno místo: zakázky, klienty, termíny, dokumenty i úkoly týmu, a to přesně v krocích, ve kterých vaše firma funguje. Nemusí to být velký projekt na rok. Často stačí pár modulů, které nahradí nejbolestivější tabulku.

Excel je skvělý nástroj a nechceme ho démonizovat. Jen nebyl stavěný na to, aby v něm pět lidí zároveň vedlo provoz.

Sedm znamení, že Excel už nestačí

Pokud poznáváte svou firmu ve třech a více bodech, je čas začít přemýšlet o systému:

• Stejná data přepisujete na víc míst: do tabulky, do e-mailu, do faktury a do kalendáře.
• Existuje víc verzí jedné tabulky a nikdo si není jistý, která je ta aktuální.
• Informace o zakázce má v hlavě jeden člověk. Když je nemocný, ostatní neví, v jaké fázi co je.
• Klienti se ptají, jak to vypadá s jejich zakázkou, a vy to musíte dohledávat.
• Termíny a připomínky hlídáte ručně a občas něco uteče.
• Smlouvy a dokumenty skládáte kopírováním ze starých souborů.
• Nemáte přehled o číslech, dokud někdo celý večer nesčítá tabulky.

Žádný z těch bodů firmu nezničí. Dohromady ale stojí hodiny týdně a chyby, které se dají těžko dohledat.

Typický okamžik přichází, když do firmy nastoupí další člověk. Dokud majitel vše dělá sám, tabulka v jeho hlavě funguje. S druhým a třetím kolegou se z ní stává úzké hrdlo: každý se musí ptát, kde co je, a informace se rozcházejí. Právě tehdy se systém na míru vyplatí nejvíc, protože tým hned od začátku pracuje ve stejném přehledu.

Co přesně dělá systém na míru

Systém na míru je webová aplikace, která kopíruje to, jak vaše firma skutečně funguje. Přihlásíte se z počítače i z mobilu a každý v týmu vidí to, co potřebuje. Skládá se z modulů, které dávají smysl právě vám:

• Rezervace a termíny: kalendář, kapacity, potvrzení.
• CRM a zakázky: fáze zakázky a historie kontaktu s klientem.
• Objednávky: od poptávky až po předání.
• Sklad a evidence: kusy, stavy, inventura přes mobil.
• Generátor smluv: předvyplněná smlouva na klik.
• Automatické e-maily: potvrzení, připomínky, poděkování.
• Klientský portál: přihlášení pro klienty i tým.
• Přehledy a exporty: čísla pro vás, export pro účetní.
• Napojení na vaše nástroje: fakturace, kalendář, platební brána.
• Přístupy a role: kdo co vidí a kdo co smí.

Nikdo nepotřebuje všechno. Typicky se začíná dvěma nebo třemi moduly, které řeší největší bolest, a další přibývají, až je firma opravdu potřebuje. Systém tak roste spolu s firmou a neplatíte za funkce, které zatím nikdo nepoužije.

Krabicový software, nebo systém na míru

Krabicový software (hotové CRM, rezervační nebo skladový systém) se vyplatí, když vaše procesy odpovídají tomu, jak ho jeho autoři navrhli. Je rychle nasazený a platíte měsíční předplatné.

Systém na míru dává smysl, když:

• Používáte tři nebo čtyři krabicové nástroje a data mezi nimi stejně přepisujete ručně.
• Hotový nástroj vás nutí pracovat jinak, než jak vaše firma funguje.
• Platíte za desítky funkcí, ze kterých používáte dvě.
• Potřebujete věc, kterou žádný hotový nástroj neumí, třeba smlouvu z konkrétních dat zakázky.
• Chcete mít data u sebe, ne rozházená u několika poskytovatelů.

Podobné rozhodování popisujeme u rezervací v článku Rezervační systém na míru, nebo z krabice. Princip je stejný: krabice řeší jeden krok, systém na míru i to, co následuje.

Dobrý systém nepřidává práci navíc. Bere vám tu, kterou dnes děláte dvakrát.

Jak vypadá přechod na systém na míru bez výpadku

Největší obava firem je, že přechod rozhodí provoz. Proto se nepřechází ze dne na den, ale postupně:

1. 1Zmapování provozu. Projdeme, jak dnes zakázka nebo klient firmou putuje, kdo co dělá a kde se data přepisují.
2. 2Demo zdarma. Postavíme ukázku systému na vašich krocích, abyste viděli, jestli dává smysl.
3. 3První modul. Začne se tím, co bolí nejvíc. Ostatní běží zatím po staru.
4. 4Převod dat. Data z tabulek se převedou do systému, ať nezačínáte s prázdnou obrazovkou.
5. 5Souběh a zaškolení. Krátce běží obojí, tým si systém osahá a ladíme detaily podle připomínek.
6. 6Další moduly. Až první část funguje, přidávají se další.

Příklady: svatební salon a interiérové studio

Dva naše projekty ukazují, jak systém na míru nahradí sešit, tabulky a e-maily.

Svatební salon YES DAY vedl termíny zkoušek, poznámky, zápůjčky i smlouvy v sešitě a v e-mailech. Dnes má vlastní administraci propojenou s webem: kalendář zkoušek, vyzvednutí a vrácení, kartu každé nevěsty, sklad šatů, přehled obchodů podle data svatby a smlouvy, které se vystaví jedním klikem z údajů v systému. Podrobně to popisujeme v případové studii YES DAY.

Interiérové studio Home Harmony dostalo vedle webu Můj den, vlastní aplikaci pro tým. Každý ráno vidí, co hoří, co je na dnešek a kdo má co na starosti. Zakázky jsou rozdělené po fázích, úkoly mají poznámky, je tu kalendář a chat týmu, finance a faktury u zakázek a upozornění do telefonu.

Kolik stojí systém na míru a jak začít

Cenu systému na míru stanovíme podle rozsahu, protože každá firma potřebuje jiné moduly. Postup je ale stejný jako u webu: nejdřív demo zdarma, pak pevná cena předem, záloha 40 % po odsouhlasení dema a doplatek po předání. Nic neplatíte, dokud nevidíte, že vám systém dává smysl.

Pokud k systému potřebujete i web, ceny webů najdete v ceníku. Chcete zjistit, jestli už vaše firma přerostla Excel? Napište nám, projdeme spolu váš provoz a ukážeme, jak by mohl vypadat systém na míru právě pro vás.